Comment rédiger un bon accord de confidentialité pour votre cession

Comment rédiger un bon accord de confidentialité

Qu’est ce qu’un bon accord de confidentialité ?

Engagement de confidentialité solennel

Engagement de confidentialité solennel

C’est d’abord un accord clair et efficace qui ne posera pas de problème d’application et d’interprétation, s’il y a un conflit ultérieur.


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Les clauses indispensables d’un bon accord de confidentialité

A partir du moment où vous allez communiquer des informations détaillées sur « l’état de santé » de votre entreprise, votre interlocuteur se doit de garder toutes ces informations de façon confidentielle et n’en faire état à aucune autre personne, sauf à des personnes nommément désignées (avocats, expert-comptables, …)

  • Le rappel du contexte

Toute lettre de confidentialité doit commencer par l’énoncé de l’objectif : il y a donc lieu de citer le nom des entreprises concernées et de rappeler qu’il s’agit soit d’un projet de cession, fusion, investissement, … etc.

Dans ce but, il y a nécessité de transmettre des informations, avoir des discussions, élaborer des nouveaux documents … qui ne doivent être connus que des parties intéressées.

  • La définition de l’ensemble d’informations objet de la confidentialité

Il s’agit de l’ensemble des « informations » :

– écrites, sur quelque support que ce soit,

– orales, liées à toutes discussions ayant lieu entre les parties et avec des tiers impliqués (experts, conseils, candidats, …),

– contenues dans des documents élaborés et résultant des entretiens réalisés.

Les cas d’exclusions classiques sont :

– toutes informations qui seraient déjà, ou arriveraient à tomber dans le domaine public,

– des informations pour lesquelles il aurait été préalablement accepté par écrit d‘en faire communication ou d’en permettre l’usage, avec ou sans restrictions,

– enfin, en vertu d’une décision de justice, ou tout règlement ayant force de loi, une partie des informations qui seraient divulguées par une des parties

  • Les engagements de mode de traitement de l’information pendant la période de confidentialité

La partie contractante, votre interlocuteur, s’engage à assurer la même protection à ces données qu’il le ferait pour ses propres informations confidentielles de même niveau et de même importance en interne.

Ce qui implique la prise de dispositions similaires vis-à-vis de ses employés (clauses dans les contrats de travail) et / ou de tiers, conseils, experts (lettres de confidentialité) avec lesquels votre interlocuteur travaille.

Ces dispositions ayant pour seul but de pouvoir vous formuler une proposition (acquisition, fusion, investissement, ..) sur la base des meilleures informations possibles.

Enfin l’accord de confidentialité doit lui-même rester confidentiel.

Une durée réaliste est de 12 mois, éventuellement renouvelable.

  • Les engagements à l’issue de la période de confidentialité

Il est mis fin à la période de confidentialité, par la restitution, par votre interlocuteur, de l’ensemble des informations reçues, à l’exclusion des documents établis par lui, et ce sur votre demande expresse.

Il faut absolument que ce soit vous-même qui demandiez cette restitution.

Certes, elle est symbolique, à l’ère du numérique. Mais ce sera un signal de rappel à la discrétion pour votre interlocuteur …

Si cette demande n’est pas faite par vous, ces informations doivent néanmoins rester protégées chez votre interlocuteur.

De toutes façons, au bout d’un certain temps (2 à 3 ans), … elles deviendront obsolètes!

Les erreurs à ne pas commettre dans un accord de confidentialité

Comme toujours dans le domaine juridique, il faut essayer de rester simple et contextuel.

  • Ne recopiez surtout pas des formules toutes faites, que vous trouveriez sur internet ou ailleurs ….

Internet vous donne des exemples et des retours d’expérience, comme ce blog, mais ne peut nullement vous donner le modèle sur mesure correspondant à votre cas.

Or dans le domaine juridique, il faut être extrêmement précis et circonstancié, pour être efficace.

Partez avec ces quelques principes ci-dessus exposés, et demandez à votre avocat d’en faire une rédaction simple.

  • Le mauvais choix, par défaut, de la compétence juridictionnelle : les tribunaux de commerce

Point le plus important, comme déjà vu dans d’autres documents juridiques comme le Pacte d’Associés, évitez autant que possible le recours au Tribunal de Commerce du siège de votre société.

Je sais que c’est la formule usuelle, … mais c’est loin d’être la meilleure ! Et ce, par méconnaissance de la lourdeur des procédures juridiques.

Là aussi, insérez une clause prévoyant la recherche d’une solution de médiation, de loin préférable : rapidité, pragmatisme, coût moindre !

  • Faire un mélange avec d’autres engagements concernant d’autres objectifs que la confidentialité

Il arrive malheureusement que certaines lettres de confidentialité intègrent d’autres considérations qui n’ont rien à voir avec le traitement confidentiel des données : responsabilités engagées, droit de propriétés sur des biens, des schémas de montage juridiques, … etc.

A proscrire!

  • Durée de la période de confidentialité

Une durée de 2 ans est déjà trop longue, 3 ans deviendrait véritablement abusif !

  • Fixer des indemnités pénales sans connaître la nature et l’importance de préjudices

Ne pas compliquer inutilement un contrat.

La médiation sera là pour traiter le cas, de façon très circonstanciée et compte tenu des enjeux respectifs.

Conclusions :

Il vous faut rédiger un accord simple, clair, équilibré, facilement applicable, pour tout type de partenaire souhaitant collaborer à votre projet, quel qu’il soit.

Ce qui ne vous dispense pas de juger de l’opportunité et de la vraisemblance de la demande de communication d’informations confidentielles de la part de votre demandeur.

Attention donc à des « curieux » qui pourraient se déclarer intéressés par votre projet (cession ou autre) et n’auraient nullement l’intention de donner suite, car cherchant uniquement à collecter de l’information sur votre situation et vos résultats. Exemple : des concurrents!

Voir le cas éloquent du cédant qui s’était fait « piller » son entreprise par son associé et un supposé acquéreur qui avait récolté toute l’information lors d’une précédente tentative de cession !

Merci pour votre attention.

A la semaine prochaine.

Jacques Jourdy.

Vous savez maintenant pourquoi et comment rédiger un bon accord de confidentialité pur votre cession de PME.

 

Un système de management perfectionné pour votre PME avant cession

Un système de management perfectionné pour votre PME, avant cession

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1) Le système de management doit viser l’excellence de l’expérience client

  • Satisfaire au mieux le client, dès la première fois, en l’écoutant, en faisant attention à lui

Ce qui fait la différence avec tout traitement standard d’une demande client, c’est l’attention avec laquelle vous notez (enregistrez), tout de suite, ses particularités, pour ne pas avoir à le traiter en masse, surtout pas.

C’est la faiblesse de beaucoup de procédures : standard, anonyme, pas assez de différences entre le client fidèle, et le client spot de passage.

Parfois les attentes réelles du client, avec ses spécificités, sont explicitement formulées par lui-même. Parfois c’est vous qui lui proposez. Peu importe.

L’important, dès que l’occasion se présente, c’est pour vous de noter l’attention personnelle que vous pourrez lui manifester, à la première occasion.

Et de tenir compte immédiatement de ses desiderata pouvant être pris en charge instantanément.

Ce sont, souvent, des détails, des détails infimes, mais qui feront la différence avec d’autres offres, d’autres « relation client ».

Le client y sera sensible ou pas. Mais celui qui l’est, vous sera acquis sans aucun doute.

  • Automatiser le processus de traitement des particularités client

Donc il importe de ne pas avoir seulement un processus bien rôdé, normalisé, du traitement de le demande client.

Il faut laisser la place à tous ces « signes particuliers » propres à votre client, pour pouvoir les exploiter par la suite, comme autant d’options facultatives, mais très importantes si elles sont activées.

Et le problème est bien de les transmettre à qui de droit, dans la suite de la chaîne opérationnelle, pour les exécuter au bon moment.

Ce sont les autres membres de cette chaîne, qui porteront, eux-mêmes, l’attention particulière à ce client, au moment voulu, au lieu voulu.

  • Garantir la mise en œuvre immédiate et adéquate des réponses particulières au client

Ainsi, dans votre manuel d’opérations, ces « plus » client seront intégrés au processus de traitement de la demande de base de tout client.

Cela demande de la part de votre personnel une bonne compréhension de la finalité de la satisfaction client, même si ces petits détails d’attention peuvent lui paraître superfétatoires.

D’ailleurs il suffira de vérifier que, dans les commentaires clients, tous ces détails ressortent comme des expériences client très positives.

Et, naturellement, ils recommanderont, autant que possible, votre qualité de service et d’attention à d’autres connaissances.

2) Formaliser le savoir bien faire dans votre manuel d’opérations

  • Application à toutes les fonctions, toute la hiérarchie

En termes d’organisation cela doit se traduire à tous les fonctions de l’entreprise, et à tous les niveaux hiérarchiques.

Contrairement aux idées reçues, l’attention client ne concerne pas que le personnel d’exécution.

Le personnel d’encadrement doit tout autant être vigilant, à l’écoute, dans ses relations directes avec le client.

Cette attitude est aussi pertinente dans tous les métiers de service, en contact direct avec la clientèle, que dans l’industrie, où chaque client exprime néanmoins souvent, des desiderata particuliers, au moins en termes logistiques (lieu, horaire, conditionnement, …)

  • Le mode opératoire repose sur des check-lists de tâches opérationnelles

Comment mettre en œuvre de telles consignes pour être sûr qu’elles soient bien respectées par votre personnel ?

Dans votre manuel d’opérations, par fonction, par poste de travail, toutes les tâches à réaliser font partie d’un processus bien documenté.

Ne pas hésiter à recourir à des dessins, des schémas, pour rendre les contextes les plus pragmatiques.

Il suffit alors d’établir des check-lists à remplir.

L’ordre d’exécution des tâches est plus important que son « minutage », car la qualité du service produit est ici plus importante que les considérations de productivité, qui ont pour défaut de normaliser, standardiser, bref banaliser les opérations.

D’où le risque de perception par le client d’une relation anonyme.

Enfin ce qui compte c’est que la personne en charge de l’exécution engage sa responsabilité personnelle vis à vis du client sur le résultat obtenu. Elle signe à la fin de chaque check-list bien remplie.

Il est indispensable que le personnel ait bien compris les valeurs à mettre en pratique dans son travail, pour se conformer sans résistance à ce mode de travail.

  • Le Manager entraîne ses équipes et ne contrôle que par sondage

Alors le rôle principal du personnel d’encadrement n’est pas, en priorité, de contrôler si les tâches ont bien été exécutées comme prescrit.

Il doit continuellement s’enquérir des attentes client, et des évolutions possibles de l’offre pour toujours offrir la meilleure expérience client.

Il doit, mais c’est secondaire en termes de temps passé, effectuer quelques contrôles par sondage, pour s’assurer du taux d’erreur d’exécution.

Et les corriger auprès du responsable.

Mais ce n’est pas sa tâche essentielle.

L’essentiel c’est de faire partager les valeurs de l’entreprise pour que le personnel soit à l’unisson sur l’écoute et la satisfaction du client.

Formation, entraînement, résolution de problèmes posés par le personnel, voilà les tâches essentielles de l’encadrement.

Conclusion :

Cette systématisation (très anglo-saxonne, il faut le reconnaître) peut parfois choquer l’esprit latin, qui n’aime pas avoir à respecter un cadre, et fait preuve de beaucoup d’inventivité pour en sortir, de façon très subtile.

Mais cette approche est le garant de la pertinence et de l’efficience de la relation client, visant à atteindre l’excellence.

Et alors vous verrez votre taux de recommandation exploser…

Action :

Avant de transmettre votre entreprise, êtes-vous sûr d’avoir clairement défini tous les modes opératoires qui vous importent, pour traiter au mieux votre client ?

Maintenant que vous allez passer la main, c’est encore plus important …

A votre repreneur de reprendre tout ou partie de vos façons de faire, mais au moins, il connaîtra la situation de départ, et l’éventuel potentiel d’évolution.

 

Merci pour votre attention.

Et à la semaine prochaine pour le quatrième chapitre : le management des hommes.

Jacques Jourdy.

Vous savez maintenant comment perfectionner votre système de management de votre PME avant cession.