Les 9 étapes pour rendre votre fonctionnement fiable et documenté!

Vous êtes nombreux à m’interroger sur ce qu’il faudrait faire pour rendre votre activité moins dépendante de vous, que vous y passiez moins de temps à corriger ses insuffisances, ses défauts, pour qu’elle devienne plus pérenne, indépendamment de votre implication quotidienne.
Car le jour où vous la quitterez … le repreneur sera-t-il à la hauteur?

Quels que soient le potentiel et la rentabilité actuelle de votre entreprise, cette dépendance de l’activité vis à vis de vous seul risque d’être un élément déterminant dans la valorisation par votre repreneur potentiel.

Voici donc une méthode de transformation progressive de votre organisation qui a fait ses preuves depuis plus de 40 ans, chez nos amis américains qui ont le goût du business bien organisé et rentable, quel que soit le domaine d’activité, et, surtout, quelle que soit sa taille.
Il ne vous reste plus qu’à l’appliquer systématiquement, en commençant par les points faibles de votre organisation.

En suivant ces 9 étapes, vous allez créer un fonctionnement systématique de votre entreprise, là où c’est nécessaire, pour gagner du temps et en fiabilité.

Pour ce faire, prenons l’exemple de votre service administratif envoyant les factures à vos clients pour le transformer en un système de facturation récurrent et performant.

  • 1. Définissez le nom et le résultat attendu du système

Résultat : phrase courte avec un verbe.
Exemple : Délivrer immédiatement des factures exactes aux clients livrés
Nom : « Compte Client à jour »

  • 2. Dessinez le processus en étapes opérationnelles

Décrire les étapes du processus en séquence et montrer leurs relations.
Utilisez un formalisme simple pour décrire chaque étape et chaque action

Exemple :

  • 3. Décrivez les actions à mener en termes concrets

Lorsque vous décrivez chaque action, vous définissez le référentiel qui rend le processus objectivable, concrètement, à toute personne qui intervient sur ce process.
Chaque action commence par un verbe.

Exemple :

  • 4. Identifiez les responsabilités par poste de travail

Définissez, pour chaque poste de travail, et non pas par personne titulaire, quelles sont les responsabilités (émission des factures client) et les indicateurs de qualité associés. Ceci doit figurer dans le manuel opératoire du poste de travail.

Exemple : le Manager de Compte Client est responsable du flux de factures et de la mise à jour du système de facturation. Il tient à jour les informations de Comptes Client.

  • 5. Fixez la fréquence, le délai objectif, de chaque action

Déterminez à quelle fréquence chaque indicateur de performance est mesuré. Mesuré en termes d’horaire journalier, ou jalon de projet / processus (jour 1, jour 4), fréquence standard (à réception, hebdomadaire)

Exemple : Tout nouveau Client est immédiatement entré dans le système de facturation. Les Responsables de Compte Client contrôlent mensuellement la qualité du flux de facturation

  • 6. Allouez les ressources adaptées

Chaque processus demande des ressources : personnel, espace, équipements, fournitures, informations. Si besoin, spécifiez les quantités et qualités requises. Certains systèmes ne demandent pas une quantité de ressources : cela peut être juste un temps partiel de certaines personnes

Exemple : Programme de facturation (Logiciel X ou Y)

  • 7. Déterminez les indicateurs de mesure du système créé

Commet allez vous déterminer si vous atteignez vos objectifs de qualité? Il vous faut avoir des données objectives, quantifiées, dans le temps, sur les flux d’opérations réalisées. Le meilleur moment pour les définir est justement lorsque vous définissez la procédure et la documentez.

Exemple : Les Responsables de Compte Client vérifient la conformité des factures et le pourcentage effectivement envoyé à la fin de chaque mois

  • 8. Etablissez des standards de performance

Définissez les standards de performance et les bonnes pratiques des employés qui vont utiliser le système. Productivité, taux d’erreur, coût par opération, bonnes pratiques, …
Ce sont des éléments clés pour obtenir un niveau de qualité défini.

Exemple : Chaque facture prend environ 10 minutes à contrôler. Environ 25 par mois.

  • 9. Documentez le système créé.

Décrivez tous les aspects de la procédure et du référentiel nécessaire. Vous n’êtes pas obligés de décrire un système d’assurance qualité dans le détail. Une checklist, un tutoriel, une video, des copies d’écran peuvent suffire à documenter votre système.

 

Vous remarquerez que ce système ne repose pas sur l’attribution de ces tâches à une personne particulière de votre organisation. Ce n’est pas nominatif.
C’est organisé par poste de travail.

Enfin dernière question : à quel processus de l’entreprise devez vous appliquer cette méthode ?

L’exemple est partiel, mais il peut être généralisé à tout processus récurrent dans votre entreprise.
Et en priorité pour ceux qui ne sont pas fiabilisés (trop dépendant d’une personne) et/ou pas assez performant.

C’est à ce prix que votre entreprise gagnera en lisibilité pour votre successeur!

Merci de votre attention.

Jacques Jourdy.

Les 7 questions que va vous poser votre repreneur avant cession

Vous avez vu, dans le dernier article, le rôle de la confiance dans la rencontre entre cédant et repreneur.

Voyons les 7 questions sur lesquelles votre repreneur attend des réponses claires, franches, sans ambiguïté, de votre part, avant cession de votre entreprise.

De ces réponses spontanées, au delà des chiffres, votre repreneur saura d’emblée vous faire confiance ou non.

Cela vous épargnera du temps, et vous permettra, vous aussi de vous faire une idée sur le pragmatisme de votre candidat repreneur.

1) Quelle est la principale raison pour laquelle vous voulez céder votre entreprise maintenant?

Bien sûr, dans 2 cas sur 3, ce sera la prise de votre retraite.
Mais cette réponse ne suffit pas, même lorsque c’est le cas!
Car la vraie question que se pose votre repreneur, c’est : pourquoi maintenant?
Pourquoi pas 2 ans plus tôt, et, surtout, pourquoi pas dans 2 ans seulement ?

Car tous les repreneurs savent qu’un cédant essaie de trouver la période la plus favorable pour vendre. A savoir l’optimum de résultats depuis environ 3 ans.
Ce qui veut dire, dans un certain nombre de cas, une optimisation un peu forcée

  • soit en chiffre d’affaires (pas certain que les années à venir soient autant favorables)
  • soit en résultats, parce que les encaissements ont été précipités, et les charges réduites ou retardées (investissements)

Et si vous n’attendez pas 2 ans de plus, cela veut-il dire que vous n’êtes pas sûr d’atteindre ces objectifs?
Alors ne serait-ce pas vrai aussi pour votre repreneur?

Soyez donc très clair sur la réalité des chiffres d’une part, et, d’autre part, sur votre décision, volonté personnelle de déclencher la transmission maintenant, indépendamment des chiffres.
Vous verrez la conclusion du témoignage video ci-dessous.

2) Depuis combien de temps êtes vous prêt à transmettre votre entreprise ?

Votre volonté de céder sera d’autant mieux comprise, que vous prouverez que votre décision est mûrement réfléchie, et que vous vous y êtes préparé depuis au moins un an, ou plus.
Que ce n’est pas juste un coup d’essai, pour voir …
Vous devez montrer que vous  :
– êtes préparé personnellement sur le plan social et familial (retraite, immobilier, réinvestissement dans de nouveaux projets déjà lancés, … etc.)
– avez préparé l’entreprise également, à travers un plan d’actions que vous allez commenter à votre repreneur, comme nous allons le voir un peu plus loin.
Le contexte personnel et entrepreneurial de votre décision de cession doit apparaître clairement.

3) Quelle a été votre méthode de valorisation pour vous fixer un prix objectif ?

Même si le prix ne sera certainement pas un des premiers sujets abordés par votre repreneur, en particulier lors du premier contact, ce point de méthode sera très important pour la future négociation.
En effet si vos méthodes d’évaluation entre cédant et repreneur sont radicalement différents, … le chemin risque d’être long avant de vous retrouver sur une base commune.
Nombre de cas difficiles, ou longs, de négociation de prix que j’ai connus, proviennent d’une différence de méthodes : méthode patrimoniale contre flux de liquidités !
Sachez que la méthode patrimoniale, si vous l’avez choisie, sera difficile à argumenter en face d’un repreneur!
Le repreneur ne voit (comme son banquier) qu’une seule chose : la génération de résultat qui permettra ou non de rembourser l’emprunt contracté!

4) Qu’avez vous fait pour préparer votre entreprise à sa transmission ?

Votre entreprise est-elle prête à ce que vous la quittiez dans quelques mois?
C’est à dire vos collaborateurs les plus proches sont-ils prêts aussi?
Cela suppose que votre organisation soit claire, lisible pour votre successeur et que les responsabilités respectives soient clairement identifiées, connues de tous.
Bref que votre entreprise puisse même tourner sans vous pendant quelque temps … !
Je vous renvoie à un article beaucoup lu sur ce blog : une organisation carrée.

5) Que reste-t-il à faire pour donner tout son potentiel à votre entreprise ?

Voilà une question piège de la part de votre candidat repreneur!
Cela voudrait dire que vous n’auriez pas eu le temps de faire ce que vous vouliez.
Alors pourquoi déjà céder maintenant? Est-ce difficile, risqué?
Vous pourriez lui retourner la question pour le tester à propos de sa propre expérience. N’hésitez pas.
Une des réponses les plus crédibles consiste à affirmer que ces actions, auxquelles vous avez déjà pensé, demandent un effort long, avec quelqu’un de plus jeune ou de plus expérimenté sur le sujet, et qu’il est trop tard pour vous de les lancer maintenant.
Impulser un nouveau développement demande du temps et de la persévérance

6) Quelles ont été vos plus belles réussites dans votre entreprise ?

Pas de fanfaronade, mais pas de fausse modestie non plus.
Vous rendrez service à votre repreneur si vous lui parlez de la difficulté, qu’il ne faut pas sous-estimer, que vous avez connue, à introduire une évolution, un changement dans l’entreprise, qui a eu ses effets bénéfiques, certes, mais qui a souvent demandé plus de temps et d’énergie à mettre en place que prévu.
Exemples : habitudes des clients, comportement de vos collaborateurs, mise au point d’équipements, de produits pour toucher un nouveau marché, efforts d’internationalisation, …
Autant d’occasions d’échanger avec les expériences similaires que vous attendez de votre repreneur

7) Quels sont vos hommes-clés de l’entreprise ?

Point extrêmement important vis à vis de votre repreneur.
C’est un un atout pour votre entreprise, mais aussi un risque pour votre repreneur.
Vont-ils rester? Seront-ils assez autonomes après votre départ? Comment les fidéliser? Partageront-ils les visions de votre repreneur?
Expliquez le plan d’actions que vous avez mis en oeuvre pour les préparer à votre transmission. Cela ne doit pas être une surprise, surtout si vous avez l’âge de prendre votre retraite.
Il est important aussi que vous saisissiez bien si votre repreneur a l’humilité de  » faire avec » l’équipe que vous avez forgée, et qu’il ne s’imagine pas qu’il va pouvoir tout révolutionner tout seul, dès son arrivée.
Il prendrait un risque important qu’une partie de votre équipe ne le suive pas.
Une fois la confiance établie entre votre équipe et votre repreneur, alors les choses pourront évoluer rapidement.

Pour illustrer encore cette confiance indispensable entre cédant et repreneur, visionnez ce témoignage réalisé à l’occasion du Salon Planète PME à Paris :

Action :
Où en êtes vous de votre projet de cession?
Que faites-vous pour bien vous y préparer?

Je suis à votre écoute dans les commentaires (anonymes) ci-dessous.

Merci pour votre attention et fidélité.

A bientôt.

Jacques Jourdy

8ème levier de valeur : un chef d’orchestre plutôt qu’un homme orchestre

8ème levier d’optimisation de future valeur : votre entreprise marche … même quand vous n’êtes pas là !

Pour devenir chef d’entreprise il faut savoir être un véritable homme orchestre

Combien de fois n’ai-je pas entendu cette image !

(version podcast, à écouter, ou télécharger (clic droit) en bas de l’article)
En effet il vaut mieux avoir un minimum de compétences sur toutes les fonctions de l’entreprise, pour prendre les bonnes décisions, et manager vos hommes, en charge de la mise en oeuvre des fonctions clés de votre entreprise pour atteindre vos objectifs.
Et si vous n’en aviez pas eu la capacité, vous seriez alors simplement resté un spécialiste d’une technique, qu’elle soit commerciale, technologique, financière , … mais pas un véritable chef d’entreprise.

Et la tentation est alors grande de vous comporter comme un Homme – Orchestre : savoir jouer de tous les instruments, d’autant plus que vous êtes le seul à avoir la vision globale.

Mais c’est ce que craint particulièrement votre repreneur : dès qu’il aura repris votre entreprise, tout le monde va venir lui demander comment résoudre tel et tel problème.
Et il n’ a pas votre expérience de la situation …

Comment devenir un chef d’orchestre avant de transmettre votre entreprise

Donc la seule bonne solution, pour, maintenant, et, a fortiori, le jour où vous céderez votre entreprise, c’est de consigner et actualiser toutes les méthodes, règles de gestion, procédures, bonnes pratiques, pour traiter les problèmes récurrents de votre activité : avec les clients, les fournisseurs, les fonctions internes, … etc.

Souvenez vous de l’article sur l’organisation carrée.

Alors vous pourrez devenir un véritable chef d’orchestre qui impulse le mouvement, mais sans vous substituer à vos hommes qui, chacun à leur place, connaissent bien leur partition à jouer.

Vous imprimerez votre style, votre vision, et serez à même de faire évoluer et de perfectionner le système.

Réitérez un test implacable : prenez des congés avant de transmettre votre entreprise

Partez. Prenez du recul.
Et observez ce qui se passe : normalement votre entreprise doit continuer à tourner, correctement, et vos collaborateurs doivent savoir prendre les décisions qui s’imposent, à votre goût.

Si ce n’est pas le cas, faites le point à votre retour avec vos collaborateurs et améliorez les règles de gestion, de décision, de façon à ce que cela ne se reproduise pas.

Partez à nouveau.
Et constatez les progrès.
Et ainsi de suite.

Le jour où vous céderez votre PME, votre entreprise pourra, au moins, continuer sur sa vitesse de croisière, indépendamment de vous.

Ce sera à votre repreneur de pérenniser ce mode de management, et de l’enrichir, à sa façon, compte tenu de ses propres orientations, mais toujours en sécurisant les acquis.

Et vous, de ce fait, vous vous habituerez à vous séparer de votre entreprise …ce qui est bien un des grands objectifs de votre préparation à la transmission!

Conclusion de la série d’articles :

Mettez en œuvre, dès aujourd’hui, les 8 leviers d’optimisation de la valeur de votre entreprise, que vous venez de parcourir.

Parcourez à nouveau, en accéléré, les 8 leviers déjà vus, en cliquant ici.

Plus vous progresserez sur chacun d’eux, plus vous aurez de facilité à vendre votre PME, et à un juste prix.

Car une telle entreprise optimisée n’est pas monnaie courante sur le marché.

Merci de votre de votre intérêt pour cette série d’articles.

Jacques Jourdy.

A la semaine prochaine.

Vous connaissez bien le 8ème levier d’optimisation de la future valeur de votre PME : c’est vous !

 

Des repreneurs révèlent le potentiel d’une PME … après cession !

Des repreneurs révèlent le potentiel de votre PME … après cession !

Des repreneurs peuvent révéler le potentiel de votre PME, … après cession.
(version podcast, à écouter, ou télécharger (clic droit) en bas de l’article)

C’est quand même dommage pour vous, cédant !

Les 2 témoignages que je vais vous faire partager démontrent bien l’intérêt pour vous, futur cédant, d’anticiper votre cession en corrigeant dès maintenant les faiblesses de votre PME.

Car vous en tirerez forcément un meilleur parti pour votre cession.

Ces 2 repreneurs viennent d’être distingués par les 7èmes Trophées CRA de la Reprise, au dernier Salon des Entrepreneurs à Paris.

Comment sauver un savoir faire technique pointu par un nouvel élan commercial

Trophée Industries : C’est le cas de la société Solarmtex reprise par Yann Ilacqua, en 2010.

Spécialisée dans la fabrication de textiles techniques pour l’Armée (ex : des parachutes), cette société était au bord du dépôt de bilan lorsque le repreneur s’y est intéressé.

  • N’attendez pas la dernière commande pour déclencher un sursaut commercial

L’entreprise était en difficultés, alors que son propriétaire était sur le point de la céder. Les commandes diminuaient de mois en mois.

Lorsque Yann s’y intéresse et commence à s’intégrer à l’entreprise, … les caisses sont vides et les salaires du mois échu ne peuvent être payés …

Ecoutez son témoignage :

  • Ne comptez pas trop sur l’innovation ! Maintenez votre savoir faire existant en le développant commercialement, même, et surtout, avant cession

Au delà du dynamisme d’un jeune commercial prêt à parcourir les routes pour faire valoir ce savoir faire pointu, la prudence consiste d’abord créer à nouveau de la valeur avec l’existant.

Une fois cette base consolidée, il sera alors possible d’aller plus loin, mais avec des réserves.

Comment développer des talents originaux de créatifs par de l’organisation et de l’ambition bien gérée

Trophée Services : La société Muzéo, reprise par Eric Angiboust en 2010 également.

Muzéo est spécialisée dans la reproduction d’œuvres artistiques pour la décoration intérieure d’hôtels et restaurants. Créée quelques années plus tôt, les 2 gérants ont développé un vrai savoir faire pour répondre aux demandes pointues des clients et réaliser les reproductions sur différents types de supports.

Mais certains projets n’étaient pas rentables.

Et la société n’avait pas beaucoup de moyens de développement.

  • Une idée innovante peut stagner parce que mal gérée

Le diagnostic d’Eric, le repreneur, ayant une expérience marketing d’un grand groupe de distribution, est rapide : manque d’organisation avant tout.

Il propose et convainc les équipes, passionnées par leur métier, de travailler en mode projet. Et alors tout change ….

  • Une vision de l’avenir peut conduire à un véritable développement prometteur

Une fois l’entreprise remise sur les rails de la réussite, son développement devient alors possible.

Mais pour cela il faut avoir une vision de ce que le marché attend, et des capacités de l’entreprise à y répondre, moyennant des investissements.

Regardez, c’est du vécu!

Conclusions :

1)  Il n’est jamais trop tard pour diagnostiquer vos faiblesses relatives dans votre activité. Mais alors il faut y remédier tout de suite, et, en tout cas, bien avant de songer à céder.

2) Ne limitez pas le potentiel de votre entreprise par absence de recrutement de profils complémentaires, … à condition d’avoir une vision du développement futur de votre PME !

Merci pour votre attention.

A la semaine prochaine.

Jacques Jourdy.

Vous savez qu’il ne faut pas attendre qu’un repreneur révèle le potentiel de votre PME … après cession !

Une organisation carrée pour votre PME : un atout pour sa vente

Une organisation carrée pour votre PME : un atout pour sa vente!

(version podcast, à écouter, ou télécharger (clic droit) en bas de l’article)

Cela est particulièrement vrai des entreprises familiales ….

Sinon la tentation est grande

– soit que chacun s’occupe un peu de tout, … et personne n’est responsable de ce qui n’est pas, ou pas bien, fait,

– soit d’attribuer les rôles, les postes selon les envies de chacun, ce qui ne garantit ni le professionnalisme, ni, à terme, la bonne gouvernance de l’entreprise.

1) De la nécessité d’un diagramme organisationnel clair pour chacun

  • La séparation des fonctions stratégiques des fonctions opérationnelles

Quelle est cette distinction ?

Les fonctions stratégiques sont celles des fondateurs et actionnaires qui doivent constamment penser à faire évoluer le modèle économique, le positionnement de l’entreprise.

Vous avez vu les différents aspects de cette remise en question permanente à travers la démarche « Business Model Generation ».

Il faut continuellement réfléchir aux menaces et aux opportunités de l’environnement pesant sur l’activité.

Les fonctions opérationnelles, comme leur nom l’indique, sont celles qui permettent à l’entreprise de fonctionner au quotidien et d’assurer l’équilibre économique de l’activité.

Le problème majeur de bon nombre de PME est de ne pas accorder assez de temps aux fonctions stratégiques.

Ce n’est pourtant pas l’apanage des grandes sociétés.

Donc les chefs d’entreprise, et les hommes clés de l’entreprise, doivent pouvoir disposer de temps spécifique pour

– prendre du recul,

– s’interroger sur les changements potentiels à venir,

– et formuler des scénarios d’avenir, qui ne seront jamais la simple extrapolation de la situation actuelle.

  • Les 3 grandes fonctions opérationnelles incontournables dans toute PME

Même si votre entreprise ne compte que quelques salariés, il y a au moins 3 fonctions à clairement définir en termes d’objectifs et de résultats attendus :

– le marketing

– la chaîne opérationnelle, le produit-service à délivrer

– la finance

Ce sont les postes d’une équipe de direction, a minima.

Si vous voulez que votre entreprise croisse, se développe, et que vous puissiez avoir du recul pour penser l’avenir, il faut en déléguer la mission.

A vous ensuite de coordonner ces 3 fonctions pour garantir la cohérence de votre développement.

Il peut arriver, que vous endossiez l’une de ces fonctions, momentanément, ou dû à votre expérience. Mais cela a ses limites.

Il faudra un jour ou l’autre en faire des postes de travail à part entière, avec des collaborateurs clairement missionnés sur des objectifs et des résultats à atteindre.

Si c’est vous qui continuez à les remplir, alors vous vous privez de moyens de croître.

  • Mieux que la définition des postes de travail, la définition des responsabilités à tenir

Ces 3 fonctions de base de toute entreprise peuvent se décliner, la taille aidant, en des postes de responsabilités plus précises. Ainsi :

– le marketing en

  • ventes
  • promotion et développement

– la chaîne opérationnelle, le produit-service à délivrer en

  • production
  • service client
  • logistique (amont et aval)

– la finance en

  • gestion des comptes clients
  • gestion des comptes fournisseurs

Mais le plus important n’est pas tant de décrire les opérations techniques de chacun de ces postes que de définir les résultats attendus en termes économiques, qualité des opérations réalisées, et efficacité des ressources employées.

  • L’affectation à des postes opérationnels

C’est le principal écueil rencontré dans une PME quand je demande l’organigramme pour le dossier de présentation de l’entreprise à vendre !

En fait, c’est bien souvent un ensemble de cases, avec des noms de personnes, certes, mais avec des fonctions très personnalisées, taillées sur mesure des personnes qui les occupent !

Or vous voyez qu’il ne doit en être rien.

Les fonctions opérationnelles décrites ci-dessus sont claires. Elles doivent le rester.

Par contre il est possible de décider qu’une même personne occupera plusieurs postes.

C’est beaucoup plus clair pour le recrutement de nouveaux collaborateurs.

2) De la nécessité d’écrire un manuel d’opérations et de comportement cohérents avec votre objectif, votre positionnement stratégique

  • L’esprit de système pour sortir de l’individualisation des postes

Une défaillance souvent rencontrée dans les PME est l’absence de manuel d’opérations pour chacune des fonctions citées ci-dessus (ventes, promotion, développement, production, service client, logistique, gestion comptes client et fournisseurs).

Peu de choses sont consignées par écrit.

La tradition reste orale, celle de la parole du patron.

Deux inconvénients :

– le turn over du personnel qui entraîne des changements de pratiques non voulues,

– ou alors l’arrivée d’un nouveau directeur (l’une des 3 fonctions clés) qui cherche à savoir comment sont pratiquées les opérations courantes de ses collaborateurs.

Alors qu’il serait si facile de prendre connaissance de tels manuels d’opérations décrivant les bonnes pratiques de la maison.

  • La possibilité de recrutement qui en découle

C’est seulement à partir du moment où les responsabilités seront bien définies et mesurables par des résultats précis qu’il vous est possible de recruter une personne adéquate.

Dans ce cas il est alors facile de rechercher une personne, ayant certes de l’expérience, mais pas nécessairement un haut niveau d’expertise.

Car ce que vous demanderez à ce futur collaborateur c’est de bien appliquer les procédures et recommandations figurant dans le manuel d’opérations du poste défini par vous-même, et non pas de faire à sa façon personnelle.

La compréhension du fonctionnement de votre entreprise par votre repreneur, comme par un futur collaborateur, sera grandement facilitée par l’existence de tels manuels d’opérations par fonction.

  • Manager le système d’organisation plutôt que de faire vous-même les tâches importantes

Cette « organisation » est la condition sine qua non pour vous, qui voulez prendre du recul par rapport au quotidien.

Vous pourrez vous concentrer sur des tâches stratégiques qui, seules, peuvent assurer la pérennité de votre entreprise.

Il en sera de même pour votre repreneur.

Conclusion :

Vous venez de voir qu’il faut s’en tenir à des notions simples et efficaces sur les fonctions clés de votre entreprise : clarté des responsabilités opérationnelles, et reconnaissance de fonctions stratégiques garantissant l’avenir.

Action :

Avant de céder votre entreprise, faites ce travail préparatoire de mise à jour de présentation de votre organisation et de vos modes opératoires.

De toutes façons votre futur repreneur vous les demandera.

Autant qu’elles soient prêtes!

Merci pour votre attention.

Et à la semaine prochaine pour le troisième chapitre : le système de management.

A bientôt.

Jacques Jourdy.

Vous savez maintenant qu’une organisation carrée de votre PME est atout pour sa vente.

Comment optimiser la rentabilité de votre PME

Comment optimiser la rentabilité de votre PME?

C’est très simple.

Cela va faire appel à un processus inverse de celui que vous avez suivi pour faire le diagnostic de votre entreprise (article précédent)

En effet cela consiste à prendre des mesures, allant dans l’ordre suivant, sur :

– le financier

– l’organisation et management

– les RH et le social

– la production et les investissements

– la stratégie commerciale

  • SECURISEZ LES EQUILIBRES FINANCIERS AVANT LA CESSION

Dans l’ordre d’importance décroissante :

  • Diminuez le Besoin en Fonds de Roulement (Exploitation) avant la cession

C’est la première action à entreprendre : renégocier d’un côté les délais Fournisseurs et de l’autre ceux des clients, particulièrement des plus gros. Eh oui … !

Bien souvent ces paramètres ont été considérés comme secondaires afin de « faire passer les prix » aux clients, ou de s’assurer du bon approvisionnement des ateliers.

Cela représente un coût en termes de trésorerie !

Travaillez sur le recouvrement de votre poste Clients : soyez très ferme sur le respect des délais de paiement.

Enfin chassez dans les stocks :

– soldez les stocks dormants ou dépréciés,

accélérez la livraison des produits finis,

– effectuez des ventes promotionnelles,

– et centralisez la signature de tous les bons de commande de fournitures ….

  • Optimisez votre Trésorerie avant la cession

Mettez en place une gestion de trésorerie en dates de valeur.

Réduisez vos frais financiers, en renégociant vos conditions bancaires.

C’est maintenant qu’il faut le faire, avant que votre trésorerie ne s’affaiblisse.

Si elle se dégrade, c’est déjà trop tard pour aller voir vos banquiers, car, à ce moment là, ils vont au contraire réduire leurs concours ou vous les faire payer plus chers!

  • Augmentez les capitaux propres avant la cession

C’est la faiblesse bien connue de nombreuses PME : une sous-capitalisation.

C’est une maladie chronique qui peut avoir des conséquences graves : entrer dans la spirale de d’une activité de moins en moins rentable.

L’augmentation de capital (ou des comptes courants) ne doit pas être un tabou.

Il ne faut surtout pas entrer dans un processus de perte de confiance par rapport aux acteurs financiers extérieurs.

Reconsidérez votre politique de dividendes!

Il faut augmenter les Réserves en parallèle de l’augmentation du BFR.

  • ALLEGEZ L’ORGANISATION ET LES COÛTS DE STRUCTURE AVANT CESSION

Il ne s’agit certainement pas d’un grand nombre de postes de travail.

Mais là où il est possible de définir un poste à temps partiel plutôt qu’à temps complet, n’hésitez à le faire.

  • Réorganisez la structure et les fonctions de votre PME avant la cession

Vous savez qu’il faut limiter les effectifs fonctionnels, alléger les niveaux hiérarchiques intermédiaires, simplifier les procédures de gestion, tout en responsabilisant les équipes sur les niveaux de résultats obtenus : commercial, technique, production, SAV.

Votre style de management doit se faire plus direct, rapide, pragmatique, avec constamment la résolution de problèmes client au niveau du terrain.

  • Renforcez votre comptabilité analytique et budgétaire avant la cession

Simple, et fairtes-le à base de tableaux Excel, car il n’y a pas nécessité immédiate à engager des développements informatiques.

De plus l’expérience montre, que vous changerez plusieurs fois de types de tableaux de bord avant de vous fixer définitivement sur les bons.

Le système de contrôle de gestion doit servir vos responsables de service dans le suivi opérationnel de leur activité au jour le jour, à la semaine.

Des tableaux de bord par équipe seront à partager entre vos encadrants et vos employés.

Vos responsables d’équipes analyseront en commun les résultats des plans d’action et se concerteront pour les mesures correctrices.

  • Communiquez de façon permanente sur l’amélioration des résultats

Tous types de résultats : d’abord sur le volume des prises de commandes, la récurrence des clients, sur leur taux de satisfaction, puis sur la production, la livraison, et enfin sur les délais de règlement réels.

Votre communication très fréquente sur les objectifs court terme et les résultats obtenus devra toucher tous les membres du personnel, afin de susciter l’engagement de chacun sur des objectifs concrets.

Il vous faudra rapidement communiquer sur les « premières victoires » de l’amélioration de la rentabilité, afin de lever les résistances au changement, de démontrer que le plan d’actions d’améliorations est cohérent et simple à mettre en œuvre au quotidien.

  • CREEZ DES GROUPES DE PROGRES AVANT LA CESSION

Ces mesures ont pour but de re-motiver l’ensemble de votre personnel pour l’atteinte d’objectifs indispensables à la pérennité de votre entreprise, et donc renforcer sa capacité à se prendre en charge elle-même, et … indépendamment de votre action!

De toutes façons, il faudra bien que votre personnel devienne plus « indépendant de vous », le jour où vous partirez, … quelles que soient les qualités de votre successeur!

Les changements que doit vivre votre entreprise, pour s’adapter aux nouvelles conditions de marché et de compétition, doivent se faire en impliquant tous vos salariés, pour que cette modernisation soit porteuse d’avenir, pour eux comme pour vous.

Je vous invite à lire un dossier de synthèse sur les expériences des PME du Nord et Pas de Calais.

  • Accroissez la productivité des équipes avant la cession

Analysez le poids respectif des « productifs » et des « improductifs » selon les lignes de fabrication.

Essayez de vous comparer à des exemples proches de vous dans votre métier.

Des gains potentiels de 20 à 30 % ne sont pas rares en utilisant les bonnes pratiques.

N’y a-t-il pas des gains de productivité possibles par une réorganisation du temps de travail : plages horaires ? double équipe ?

Constituez des groupes de travail pour faire jaillir toutes les idées d’amélioration.

Prenez conseil auprès d’un expert d’une des techniques citées ci-dessous.

Evaluez les impacts en termes de production et d’organisation du travail.

  • Réduisez les charges de personnel avant la cession

Des mesures temporaires de réduction de temps de travail sont-elles envisageables tant que la société n’a pas retrouvé le niveau de charge normal ?

Toutes les mesures sociales doivent être étudiées avant que la dégradation de la rentabilité ne s’accentue : travail à temps partiel, chômage partiel, mise en pré-retraite, départ volontaire, … etc. ?

  • Développez une politique de reconversion / formation du personnel

Quelles sont les possibilités de reclassement interne avec mise en œuvre d’un plan de formation complémentaire ?

Si vous n’avez pas les compétences nécessaires dans votre entreprise, ce n’est pas le moment d’investir dans des nouveaux recrutements, qui comportent non seulement une part de risque (le bon profil ?), et, en tout cas, un retour sur investissement plus long.

  • FLUIDIFIEZ LE PROCESSUS DE PRODUCTION AVANT CESSION

  • Réalisez des gains de productivité sur les lignes rentables avant la cession

Vous devez accroître les marges sur les activités déjà rentables.

C’est toujours le même principe : vous devez vous appuyer sur vos forces plutôt que de consommer de l’énergie à corriger vos faiblesses.

Pour cela il existe de multiples techniques, qui peuvent s’appliquer aussi bien dans votre PME que dans des grands groupes, moyennant une adaptation, une simplification.

Il existe nombre de consultants spécialisés, et à des tarifs très compétitifs sur :

– le pilotage de flux,

– les règles de lancement,

– le traitement des encours et la gestion des priorités,

– la fiabilisation des approvisionnements,

– la productivité des équipements goulots (« TOC »),

– la flexibilité des postes non critiques (« Lean »),

– la maîtrise des procédés de fabrication (« 6 Sigma »),

– …. etc.

Faites un test sur le sujet qui vous paraît le plus critique pour votre développement.

  • Arrêtez les activités non rentables bien avant la cession

Corollaire du point précédent, il faut savoir « lâcher prise » sur des développement de produits / services, qui ne se sont pas révélés rentables jusqu’à maintenant :

– soit le bénéfice client n’était pas assez important ou valorisé par lui,

– soit vous ne savez pas le produire à un coût acceptable.

Stop it!

  • Gelez les investissements non rentables à court terme avant cession

Si vous avez une baisse de rentabilité qui perdure, c’est le seul cas où vous devez effectivement renoncer à des investissements LT.

C’est la seule exception à ce que nous avons déjà évoqué auparavant, à savoir ne pas casser la dynamique de croissance dans la perspective d’une cession.

Sauf que, dans le cas présent, si cet investissement pèse sur votre trésorerie, il vaut mieux le repousser à plus tard.

  • RECENTREZ L’OFFRE SUR LE SAVOIR FAIRE RENTABLE AVANT CESSION

Une entreprise dont la rentabilité baisse, est une entreprise qui a souvent cherché, démesurément, à croître et se diversifier, au delà de son coeur de métier d’origine.

Mais avec des résultats qui ne sont pas à la hauteur des espérances et des moyens mobilisés.

Il faut donc se rendre à l’évidence et réduire la voilure. Sur le plan commercial cela se traduit par :

  • Focalisez vos forces de vente sur votre coeur de métier avant la cession

Concentrez les actions commerciales sur l’offre de référence de l’entreprise : bonnes connaissances des points forts et des points faibles de l’entreprise vis-à-vis de la concurrence, et clientèle potentielle déjà identifiée pour une large part.

Organisez un véritable challenge des ventes, pour dépasser les positions actuelles.

Faites des promotions sur vos produits phares

  • Ciblez mieux les efforts marketing avant cession

Sur l’offre coeur de métier, allez plus loin sur l’analyse des besoins mal résolus, et les marges de progrès sur le taux de satisfaction client.

Regardez comment vous pouvez progresser sensiblement à faible coût marginal.

Développez des produits / services supplémentaires qui répondront mieux aux attentes des clients, et qui vous seront peu coûteux en ressources internes.

  • Reserrez de la gamme de produits avant la cession

Elaguez sans retenue les lignes de produits non rentables dans les propositions commerciales, ou alors changez en la tarification.

Restructurez votre système de distribution / prescription, en focalisant les efforts sur les lignes de produits les plus rentables pour vos partenaires (résultats / efforts).

Repartez vous-même, avec votre force de vente, au contact rapproché du client, pour mieux comprendre l’évolution de ses attentes, de ses besoins non ou mal résolus par la concurrence, et ceci sans le « filtre » de vos réseaux de distribution / prescription.

 

Voilà tout un ensemble de réflexes que vous devez avoir, et mettre en pratique, dès que vous constatez une rentabilité qui risque de s’éroder durablement.

N’attendez pas, sous des prétextes de mauvaise conjoncture, passagère.

Croyez-moi, on ne passe à l’action qu’après beaucoup de temps perdu, en manque de réactions.

Dixit Jacques Jourdy! Et j’attends vos commentaires contraires.

Dans la perspective prochaine de votre cession, vous savez d’ores et déjà, comment optimiser la rentabilité de votre PME.

 

Les 5 dimensions de diagnostic de votre entreprise

Voici les 5 dimensions de diagnostic de votre entreprise que votre repreneur va étudier dans votre dossier de présentation :

– le commercial

– la technique et la production

– le social et les RH

– l’organisation et le management

– et, enfin, le financier (par défaut, le plus analysé)

Sur chacune de ces 5 dimensions d’analyse, le but est de qualifier l’évolution (positive ou négative, ou la stabilité absolue) de chacun des indicateurs caractéristiques de la vitalité de votre entreprise sur les 3 dernières années.

  • LE COMMERCIAL : DIAGNOSTIC AVANT CESSION

    Comment vous adaptez-vous aux évolutions de votre marché?

    • Vision globale de votre activité

    Structure de votre clientèle : est-elle concentrée ou non? En d’autres termes est-ce que 20 % de vos clients réalisent environ 80 % de votre CA? Est ce que les 3 premiers clients réalisent plus ou moins de 50 % de votre CA? Sont-ils récurrents, chaque année? Quelle est la part totale de nouveaux clients chaque année dans votre CA?

Types de concurrence : Avez vous les mêmes concurrents chez tous vos clients? Quelle est leur taille respective? Sont-ils sur d’autres marchés? La compétition a-t-elle lieu sur : les prix, le service après vente, la proximité, la rapidité de livraison, la capacité à produire des solutions sur mesure, … etc.

Marge sur ventes : Avez vous une mesure de la marge contributive par lignes de produits / segment de marché? Avez vous déjà fait évoluer vos gammes de produits en fonction de leur capacité contributive?

Critères d’achat : parmi les critères cités ci-dessus pour la concurrence, quels sont ceux que privilégient les clients?

    • Vision segmentée

En fonction des réponses ci-dessus, définissez 3 ou 4 segments de clientèle, pour lesquels vous avez des concurrents spécifiques sur chacun, et des critères d’achat différents par segment.

Détaillez en quoi ils diffèrent aussi par : la taille du marché, sa croissance, la fréquence et / ou le volume d’achat, le mode de commande (spot, selon accord négocié), la marge qu’ils dégagent, … etc.

Pour chacun des segments analysez bien l’évolution depuis 3 ans.

Quels sont les nouveaux besoins formulés par vos clients et prospects?

  • Votre politique commerciale

Comment répartissez vous vos efforts marketing et commerciaux par ligne de produits / segment de marché? Quels sont les résultats constatés par rapport à vos objectifs fixés en début de chaque année?

Comment se réalise le développement commercial : réponse à des appels d’offre / clients? prescription par des partenaires? démarchage de votre part?

En résumé quelles sont vos forces et faiblesses relatives dans ce diagnostic commercial? Par segment de marché?

Soyez le plus objectif et factuel possible!

  • LE TECHNIQUE ET LA PRODUCTION : DIAGNOSTIC AVANT CESSION

    Quels choix avez vous privilégiés?

    • Production et productivité

    Les moyens de production : dresser la liste de matériels, en précisant leur âge moyen, le montant des amortissements cumulés, leur valeur de marché, leur taux d’utilisation / capacité, et la référence aux matériels neufs proposés par les fournisseurs.

    Les stocks : concernant les matières premières, fournitures, et produits finis. Evaluer les en-cours selon le cycle de production (voire la saisonnalité) pour chacune des lignes de produits / segments de marché.

    Les locaux : distinguer ateliers, bureaux, terrains, aire de stockage. Si bail commercial, situer la période de renouvellement et le montant des loyers, par comparaison avec le marché de proximité.

    Les investissements à venir : détailler le plan prévisionnel d’investissement et qualifier son impact par rapport à chaque ligne de produit / segment de marché. Quelle amélioration de compétitivité permettent-ils? Avec quel taux d’utilisation?

    La flotte de véhicules : même analyse que pour les moyens de production. Préciser si crédit bail.

    Les fournisseurs : les principaux concernant l’achat de fournitures et de machines. Sont-ils exactement les mêmes fournisseurs que ceux de vos concurrents? Faites vous appel à de la sous traitance?

    • Qualité et gestion de production

Outils de pilotage du processus opérationnel interne et externe : décrire si les outils sont manuels ou informatisés. Qui valide, qui décide : un responsable désigné ou vous-même, chef d’entreprise? Ceci s’applique à :

  • suivi des devis / prises de commandes
  • suivi des ordres de fabrication / livraison
  • suivi analytique des commandes / chantiers
  • suivi des ordres de facturation
  • suivi du Poste Clients
  • LE SOCIAL ET LES RH : DIAGNOSTIC AVANT CESSION

Comment caractérisez vous votre personnel et le climat social?

  • Analyse quantitative

– Commencez par un tableau de l’ensemble du personnel avec mention de :

d’entrée dans la société (besoin d’anonymat, dans un premier temps),

poste occupé,

formation,

cadre / non cadre

âge,

date d’entrée (calcul d’ancienneté),

salaire brut annuel (année N et année N-2).

Puis souligner les personnes clés parmi vos collaborateurs, en illustrant leur impact sur la marche de la société (commercial, production, technique, gestion, …), et préparez des commentaires personnels que vous pourrez faire par oral, uniquement, si besoin est, à votre candidat repreneur.

Précisez, dans un tableau à part, les attributions de primes (financières ou congés) de résultats, et les avantages acquis éventuels (voiture, …).

Faites un tableau synthétique sur l’absentéisme et le turn-over sur les 3 dernières années.

– Enfin, y a-t-il eu des conflits sociaux? Des procédures aux prud’hommes?

  • Analyse qualitative

– Décrivez le mode d’animation de vos collaborateurs : réunions de service hebdomadaires, affichage d’objectifs et résultats, marche de l’entreprise? Groupes de travail sur certains sujets? Avez-vous un mode de management réellement participatif, ou prenez-vous l’essentiel des décisions vous-même?

– Quelle a été la politique de formation et de recrutement par rapport à l’évolution des besoins en ressources humaines?

– Qualifier les motivations principales de vos collaborateurs-clés à l’aube de la cession : y en a-t-il de prêts à s’investir dans la reprise? Forment-ils une équipe ou non? Chacun dans son domaine, ou quelqu’un de plus polyvalent prêt à seconder le repreneur, mais pas prêt à prendre la succession?

Soyez très clair sur le domaine Ressources Humaines : c’est une des inquiétudes majeures de vos candidats repreneurs.

  •  L’ORGANISATION ET LE MANAGEMENT : DIAGNOSTIC AVANT CESSION

    • Méthodes et outils de gestion

    – Le système d’information (qu’il soit encore en partie manuel, ou informatisé) couvre-t-il les besoins de prévisions, de mesure des résultats / objectifs, et de contrôle de performance (qualité processus, satisfaction, client, … etc.)?

    – Traite-t-il régulièrement du suivi du budget, des marges contributives des produits, du plan de charge, des capacités vendables et vendues, de la trésorerie à court terme, … etc.?

    – Existe-t-il des tableaux de bord (quantitatifs et qualitatifs) par service / responsable de fonction?

    • Contrôle de gestion

– La fonction est-elle clairement définie et attribuée? A votre comptable? ou à vous même?!

– Chaque service / responsable a-t-il un « reporting » le concernant? Rapprochant les résultats des objectifs? Par comparaison avec des données externes : marché? concurrence? même de façon partielle?

– La périodicité des contrôles internes est-elle adaptée aux besoins de décision opérationnelles? aux mesures de correction nécessaires?

– L’analyse des résultats / objectifs permet-elle de juger de la performance des principaux collaborateurs?

  • LE FINANCIER : DIAGNOSTIC AVANT CESSION

    • Les ratios critiques d’un pré-diagnostic rapide

    Frais Financiers / CA : < 3 %. Si entre 3 et 5 % entreprise à placer sous surveillance. Si  > 5 % probabilité élevée de dépôt de bilan. A combiner avec :
    Frais Financiers / Excédent Brut d’Exploitation : < 50 %

    Fonds de roulement / Stock : > 50 %. C’est la part des capitaux permanents finançant des emplois à court terme.

    Créances moins d’ 1 an + Disponibilités / Dettes moins d’ 1 an : > 1.
    C’est la capacité de la société à payer ses dettes à court terme.

    Capitaux Propres / Capitaux permanents : > 50 %.
    Les capitaux extérieurs à plus d’un an ne doivent pas excéder les capitaux propres.

    • Les soldes de gestion incontournables

    Ils sont reliés par la formule : FRN = BFRE + BFRHE +TN, dans laquelle se trouvent respectivement :
    Fonds de Roulement Net (FRN) : c’est l’excédent de ressources  à long terme (Capitaux permanents – Actifs immobilisés) permettant de financer le cycle d’exploitation.

    Besoin de Fonds de Roulement Exploitation (BFRE) : c’est le montant de ressources nécessaire pour financer le décalage dans le temps entre les encaissements des ventes (clients) et les décaissements liés au cycle d’exploitation (fournisseurs, production et en-cours). L’objectif est toujours de le minimiser dans le temps.

    Besoin de Fonds de Roulement Hors Exploitation (BFRHE) : c’est principalement des dettes exceptionnelles liés à des décalages de temps : impôts sur les sociétés, dividendes mis en paiement l’année suivante.

    Trésorerie Nette (TN) : c’est le solde des liquidités et placements moins les dettes bancaires à court terme. En fait ce montant permet de compléter le Fonds de Roulement Net pour financer le Besoin en Fonds de Roulement d’Exploitation, pour peu que le BFRHE soit négligeable.

    • Les équilibres financiers à optimiser

    Les équilibres à Long Terme : en plus du ratio déjà vu de Capitaux Propres / Capitaux permanents, d’autres ratios méritent attention :

    • Capacité d’Auto-Financement / Dettes à Moyen et Long terme : > 1/3.

    Si le ratio est compris entre 1/3 et 1/5, entreprise à placer sous surveillance. Inférieur à 1/5 : probabilité de cessation de paiements.

    • Capacité d’Auto-Financement / Investissements. Le financement des investissements est un point très regardé par les banquiers.

     

    • Amortissements cumulés / Valeur brute des immobilisations. Ce ratio permet de mesurer le vieillissement des actifs. Tenir compte néanmoins aussi des immobilisations entièrement amorties.

    – Les équilibres à Court Terme :

    • Actifs moins d’1 an / Dettes moins d’1 an. C’est la « liquidité générale ». Ce ratio montre aussi, par complément, la part des actifs circulants financés par les capitaux permanents.

     

    • Créances moins d’1 an + Disponibilités / Dettes moins d’1 an : c’est la « liquidité restreinte », c’est à dire la capacité de l’entreprise à faire face à ses engagements exigibles à court terme sans avoir besoin de réaliser ses en-cours et ses stocks.

Vous avez déjà vu, dans un précédent article, comment réaliser votre dossier stratégique de transmission. Pour bien vendre le potentiel de votre société.

Mais, ici, ce sont les angles d’analyse incontournables de tout repreneur qui étudiera votre dossier avec attention.

Donc préparez des réponses précises à tous les points listés ci-dessus, et utilisez les lors de votre premier rendez-vous, à la moindre question de votre interlocuteur.

Il sera impressionné par votre précision. Rien ne sera laissé dans le flou.

Pour autant, tous ces éléments sont largement suffisants pour que votre repreneur se fasse une opinion de votre société.

N’acceptez donc pas une liste de questions sans fin de votre candidat avant qu’il ne rédige une Lettre d’Intention. Les audits sont faits pour traiter les questions de détail.

 

Merci d’avance de vos commentaires. Jacques Jourdy.

Préparez bien, pour votre repreneur, les 5 dimensions de diagnostic de votre entreprise !